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Unverhofft kommt oft! – Die Notfallplanung für das Unternehmen

veröffentlicht am 06. Februar 2015 von in Allgemein, Tipps und Tricks, Unternehmensnachfolge

Es kann passieren! Plötzlich fällt der Unternehmer aus: Ein Beinbruch beim Skifahren, eine unvorhersehbare Krankheit, ein Todesfall. Das Institut für Mittelstandsforschung Bonn schätzt, dass 4 Prozent der Unternehmensübertragungen aufgrund einer Krankheit des Geschäftsführers und weitere 10 Prozent aufgrund eines Todesfalls erfolgen müssen. Ohne Vorbereitung kann dies für ein Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Als Gründer seid Ihr in der Pflicht, nachhaltig und strategisch zu denken. Dazu gehört es auch, Euer Unternehmen für den Notfall zu wappnen, egal wie alt Ihr seid.

Mein Tipp! Legt einen "Notfallkoffer" an. Er liefert unter anderem Antworten darauf:
  • Wie geht es operativ weiter?
  • Wer kann das Unternehmen führen?
  • Ist diese Person gesetzlich dazu berechtigt?
  • Ist sie über alle wichtigen Dinge informiert?
  • Passt die fachliche und kaufmännische Eignung?
  • Sind alle Verträge auf einander abgestimmt?
Drei Bereiche sind besonders wichtig - wir sagen Euch warum und wie Ihr vorsorgen könnt:
 

1) Vertretung

Das operative Geschäft muss sichergestellt werden. Sonst kann Euer Unternehmen in wenigen Tagen handlungsunfähig sein. Und das bedeutet nicht selten - eine Insolvenz droht. Überlegt genau, wem Ihr vertraut. Die gewählte Person muss fachlich und kaufmännisch in der Lage sein, den Betrieb in Eurem Interesse weiterzuführen. Sie muss also wissen, wie Eure Ziele aussehen. Wichtig ist auch, dass sie über betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügt und fachlich geeignet ist.

Wichtig! Aus rechtlicher Sicht müssen Vertretungsvollmachten vorliegen. Diese sind ggf. auch mündlich gültig. Wir empfehlen aus Beweisgründen die Schriftform. Dann müsst Ihr überlegen, ob Ihr eine generelle Vollmacht erteilen möchtet, oder die Vertretungsreglung nur für ausgewählte Rechtsgeschäfte gelten soll.

Mit einer Generalvollmacht bzw. einer Prokura - letztgenannte gilt für juristische Personen - könnt Ihr eine umfassende Vertretung regeln. Die ausgewählte Person kann dann in Eurem Sinn das Unternehmen führen. Die Prokura wird im Handelsregister eingetragen und muss daher notariell beglaubigt werden. Eine Spezialvollmacht bzw. Handlungsvollmacht wird dagegen nur für einzelne Bereiche ausgestellt. Das kann bspw. eine Kontovollmacht sein. Hierfür müsst Ihr u.U. die Formulare Eurer Bank nutzen. Wichtig ist auch: Die Vertretung sollte auch gelten, wenn Ihr nur vorübergehend nicht für Euer Unternehmen handeln könnt. Eine Vollmacht für den Todesfall ist für diesen Fall nicht geeignet.
 

2) Informationen

Wie schon beschrieben, sollte die von Euch ausgewählte Person wissen, welche Ziele und Visionen Ihr mit Eurem Unternehmen realisieren wollt. Wesentliche Informationen zur Aufrechterhaltung des operativen Geschäftes sind ggf. nicht bekannt. Dokumentiert diese für den Notfall! Dazu gehören u.a. wesentliche Betriebsgeheimnisse, Bank- und Kontodaten, Versicherungsunterlagen, Kunden- und Lieferantenverträge, Absprachen mit Mitarbeitern, PC-Zugangsdaten usw. Hilfreich ist eine Aufstellung über regelmäßige Zahlungsverpflichtungen. Das können bspw. Löhne, Darlehensraten, Sozialversicherungsbeiträge oder auch Steuerzahlungen sein.

 

3) Synchronisierung der Verträge

Um sicherzugehen dass Eure Wünsche im Notfall auch umgesetzt werden können, dürfen sich bestehende Verträge nicht widersprechen. Dazu gehören die aktuellen Gesellschaftsverträge ebenso wie bestehende Unternehmens-, Erb- und Eheverträge. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass Ihr eine rechtliche Bestandsaufnahme durchführt. Bestehende und angedachte Reglungen sind darauf zu prüfen, ob die gewünschte Notfalllösung nicht durch frühere Vereinbarungen unwirksam wird. Ggf. sind vertragliche Anpassungen erforderlich.

Fazit - Was gehört also rein, in Euren "Notfallkoffer"?
  • Vollmachten - ggf. im Original und ggf. auf spezifischen Vordrucken (bspw. Bankvollmacht)
  • Aufstellung regelmäßiger Zahlungen (Löhne, SV-Abgaben, Steuern, Kreditraten, Versicherungsbeiträge und sonstige Beiträge)
  • Liste wichtiger Zugangsdaten (Schlüssel, Passwörter etc.)
  • Aktueller Auftragsbestand des Unternehmens
  • Verträge (Gesellschaftsverträge, Unternehmensverträge, privatrechtliche Verträge, Registerauszüge - Handelsregister und Grundbuch)
  • Aktueller Mitarbeiterstamm mit Befugnissen und Verantwortlichkeiten

Mein Tipp! Nutzt das "Notfall-Handbuch für Unternehmen" der Industrie- und Handelskammern für Euren persönlichen "Notfallkoffer". Es wurde als ausfüllbare PDF-Version erstellt. Hintergrundinformationen, Merkblätter und Muster könnt Ihr ganz einfach über die Links im Notfallhandbuch aufrufen. Vergesst nicht, das Notfall-Handbuch in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und zu aktualisieren. Die Kammern stellen Euch das pdf-Dokument für Euren persönlichen Notfallkoffer gern zur Verfügung.

Gastbeitrag: Dr. Katja Werner | dresden|exists