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Notfallplanung: “Was wäre, wenn…?”

veröffentlicht am 19. September 2016 von Grit Fischer in FOLGERICHTIG, Tipps und Tricks, Unternehmensnachfolge

Was würde passieren, wenn der Chef eines Unternehmens plötzlich ausfällt? Wenn er beispielsweise durch einen Unfall oder Krankheit nicht ansprechbar ist? Ein solcher Notfall kann für das Unternehmen existenzbedrohend sein, wenn Passwörter, Tresorkombinationen oder existenzielle Betriebsgeheimnisse nicht zugänglich sind. Obwohl der Fortbestand des Unternehmens und die Zukunft der Mitarbeiter in einem solchen Fall ungewiss sind, wird die Notfallplanung von vielen Unternehmern immer wieder verschoben. Weniger als die Hälfte der sächsischen Unternehmen haben eine funktionierende Notfallplanung in Ihrem Unternehmen. Beim FOLGERICHTIG-Treff am 20.06.2013 gab Prof. Stanislav Tobias von TOBIAS Rechtsanwälte Dresden einen Einblick in die Problematik der Notfallplanung.

Es existiert eine ganze Reihe von gesetzlichen Vorschriften, die Verhaltensregeln innerbetrieblich regeln. Inhalt dieser Vorschriften sind z.B. Gefahrenvermeidung oder das akute Verhalten in einem Notfall. Doch was bedeutet "Notfall"?
 
betriebliche Notfälle persönliche Notfälle
  • Havarien
  • Personal
  • Zulieferer
  • Chef
  • ...
  • Krankheit
  • Unfall
  • Tod
  • Scheidung
  • ...

Auf der betrieblichen Seite können Notfälle Havarien oder Unfälle bei Mitarbeitern sein. Für beide Fälle muss es Regelungen geben, wie damit umgegangen wird. Ziel ist z. B. der Schutz vor einer weiteren Beeinträchtigung der Gesundheit der Mitarbeiter und die Wiederinbetriebnahme der Produktion. Es ist darüberhinaus auch zu regeln, wenn ein Schlüsselzulieferer nicht liefern kann. Eine Schnittmenge von betrieblichem und persönlichem Notfall ist der Chef selbst. Wenn der Chef durch einen persönlichen Notfall in Mitleidenschaft gezogen wird, dann trifft es auch das Unternehmen insofern keine Notfallplanung besteht.

Doch wie soll der Notfallplan, oder besser der "Vorsorgeplan", umgesetzt werden und was ist dabei zu beachten? Vorsorgeplan daher, weil vor einem Zwischenfall zu planen ist, wie die Betroffenen reagieren sollen. Dieser Plan hat nicht das Ziel den Notfall zu verhindern sondern die Ausmaße dessen so gering wie möglich zu halten. Wichtigstes Instrument ist hierbei die Anlage und ständige Aktualisierung eines Notfallhandbuches auf betrieblicher sowie auf privater Ebene.

Unterschiedliche Notfallkategorien sollten dafür klar definiert und, je nach Art des Notfalls, das jeweilige Verhalten gegenüber allen oder ausgewählten Mitarbeitern kommuniziert werden. Verletzt sich ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz sollten alle Mitarbeiter wissen was zu tun ist. Fällt dagegen der Chef aus, ist es sicher sinnvoll nur einen oder wenige Mitarbeiter zu involvieren. Welche Gefahren in Unternehmen existieren und wie in solchen Fällen reagiert werden muss, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Deutlich mehr Überschneidungen gibt es für die Herangehensweise und Ausgestaltung des Notfallhandbuches für den Fall, dass der Chef ausfällt. Um das Handbuch sinnvoll zu füllen, ist zunächst zu prüfen welchen Zuständigkeitsbereich der Chef allein ausfüllt. Diese Zuständigkeiten muss im Notfall eine andere Person übernehmen. Weiterhin sind z.B. mündliche Vereinbarungen mit einem Lieferanten über einen Rabatt oder einem bestimmten Lieferservice aufzuführen.

Nachfolgend sind auszugsweise Punkte aufgeführt, die in der Regel in ein Notfallhandbuch gehören:
 
betriebliche Informationen persönliche Informationen
  • Aufgabenliste Geschäftsführung
  • Betriebsgeheimnisse
  • Vollmachten
  • Notprokura
  • Bank
  • Kennwörter
  • Schlüssel
  • ...
  • Vermögensliste/ Konten
  • Schuldenübersicht
  • Namen und Adressen Angehöriger
  • Urkunden
  • laufende Verpflichtungen
  • Testament
  • ...

Wenn alle relevanten Informationen beisammen sind, dann sind folgende Schritte zu beachten:
  1. Notfall definieren und gegenüber den Beschäftigten kommunizieren
  2. Notfallansprechpartner benennen und entsprechen instruieren
  3. Notfallansprechpartner allen Beschäftigten bekannt machen
  4. Notfallhandbuch hinterlegen (z. B. bei einem Notar)
  5. Notfallansprechpartner über den Standort des Notfallhandbuchs informieren
  6. Notfallhandbuch laufend aktualisieren

Wer sollte sich mit einem Notfallplan beschäftigen? Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Jeder! Das ist völlig unabhängig vom Alter des Unternehmers oder der Größe des Unternehmens. Denn Ziel ist es, dass das Unternehmen in jedem Fall handlungsfähig bleibt.

Mein Tipp!
Das 'Notfall-Handbuch für Unternehmen' der IHK Dresden schafft hier Abhilfe. Es wurde als ausfüllbare PDF-Version erstellt und ist ein Werkzeug, um die wichtigsten Informationen zusammenzustellen und notwendige Regelungen konkret umzusetzen.

Gastbeitrag: dresden|exists